エクセルで作製した住所録を並べ替える方法を解説します。
この記事では、郵便番号ごとや住所ごと、名前順など、さまざまな並べ方を画面を使ってていねいに解説しますので、いままで不明だった疑問がしっかりわかります。
住所録といえば、PTA名簿、自治会名簿、団体会員名簿、学校の同窓会名簿など、たくさんの種類があって、それらをエクセルで管理している方も多いと思います。
住所録はしっかり整備しているのに、それに基づいた郵便物が出せない？
などということはないでしょうか？
この記事では、まずはじめに、名簿自体の並べ替え機能を学び、この記事の姉妹記事として、エクセル住所録に基づいた「あて名ラベル」を作製することを学びます。
なお、画面が小さい場合は、クリックすると大きく見ることができます。
上記の住所録は架空のものです。名前、郵便番号、都道府県、市区町村などさまざまな項目をそれぞれ１行に入力しています。
１行に入力しているからこそ、それぞれのデータを活用することができます。
さっそく、並べ替えを行っています・
エクセルで、「データ」→「並べ替えとフィルルター」→「並べ替え」と選びます。
上記の図では並べ替えのアイコンが黄色く示されていますが、なにも選択しないときは他と同じく、白地です。
マウスをかざすと黄色く変わります。
さて、並べ替えの小さな説明文が出てきます。
そのまま、並べ替えのアイコンをクリックしてみましょう
すると、並べ替えのダイアログボックスが現れます。
あれ、なんだかおかしいですね。
まちがいです。
これは、行を選択せずに、並べ替えアイコンを押してみると、こうなります。
あらかじめ、行を選択してからですね。
行を選択したところ。
行を選択するには、左側の行番号を選択してください。
セルを選択するのはまちがいです。
あくまで、その１行全部を選択する。
そして複数行を選択する、ということが正しい方法です。
並べ替えアイコンを押し、うまく機能すると、上記のような画面があらわれます。
最優先されるキーとは、その項目を基準にして並べ替えを行うという意味です。
すぐ右側のボックスで選択することができます。
基本的には数字、アルファベット、かなの五十音順、漢字の音読みの五十音順の順番で並べ替えされますが、右にある「順序」のところで、昇順、降順を選べます。
これは郵便番号順で並べ替えをしてみたところ。
この図は、まずはじめに会社名の順番にして、次に優先されるキーワードとして郵便番号の順番を指定する場面。
成功です。会社名、郵便番号順になっています。
じつはこうすることによって、全名簿から会社の人と個人の人を分けているのです。
上のほうが会社の人。下のほうのデータには会社名がありませんね。
すなわち、個人の住所ということです
さて、その上で、会社の人だけを選択します。
並べ替え機能を使って、会社関係者の中で郵便番号順にしたところ。
この図を拡大してみます。
いかがでしょうか。
会社名、郵便番号、という複数の要素で並べ替えができます。
なお、はじめに戻したいときには、列Aにある番号の順番で並べ替え直すとうまくいきます。この列Aへの数字の入力は、行の各項目を入力するときにいっしょに入力しておいてください。これは、絶対番号やコード番号として使えますのでぜひおすすめします。
エクセルの左端の行番号（灰色）のところとの使い分けがたいせつです。
エクセルの並べ替え機能は便利なので、さまざまに工夫して、ぜひお気軽に使ってみてください。
とても便利ですよ。
並べ替えの機能は、住所録だけでなく、エクセルのあらゆる表計算機能で利用することができます。ビジネスや数字の管理などたくさんの用途があります。
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