ここでは、特別なソフトウエアを購入せずに、エクセルの住所録からワードで「宛名ラベル」を作製する方法を解説します。
普通のコピー用紙を使えば、経費も少なくてすみます。
覚えてしまえばとてもカンタンで便利ですが、すこし手順が複雑です。
それでは、いっしょに学んでみましょう！
ほんの少しの時間で理解できます。
エクセルの住所録の準備
例としてこのような住所録として使用しているエクセルファイルを使います。
ただし、この住所録はすべて架空のものです。
エクセルファイルには、名前、郵便番号、住所、勤め人の場合は、勤務先の会社名が、列の項目として入力されていることが必要です。
また一人につき、ひとつの行として入力されていることがたいせつです。
このエクセルファイルはひとまず閉じます。
ファイルの場所は覚えておいたほうがよいですが、デスクトップ上に置いておくと、のちに見つけやすいです。
このエクセルファイルは、のちに住所ラベルを作成するために参照するために使います。
ワードを立ち上げる
住所録の宛名ラベルを作成するためには、ワードを使います。
ワードのテンプレートとして、住所ラベルが用意されているので、それに合わせるようにして作っていきます。
まず、ワードでまったく白紙のファイルを起動します。
差し込み文書
ファイル、ホーム、挿入、参考資料に並んで、「差し込み文書」というタブがあるので、クリックします。
クリックすると下側に選択肢が現れます。
ここでは、「ラベル」を選びます。
すると、ラベルオプションが現れます。
家庭やオフィスで普及している一般的なプリンターならば「ページプリンター」を選びます。
用紙トレイは「単票紙」です。
ラベルの製造元の選択
お手持ちのラベル用紙に合わせます。
ラベル用紙はタックシールとも呼ばれています。
持っていない方、あるいは、市販のラベル用紙を使用せず、コピー用紙にラベル印刷を行いたい方は、どのメーカーでもかまいません。
製品番号からいろいろ選ぶことができます。
自分としては、A4判の用紙に横２面、縦６面の合計１２面のものが使いやすいです。
この記事では、この設定で解説を進めていきます。
はじめてラベル印刷を行う方は、練習のため、この方法がおすすめです。
OKボタンを押すと、このような画面になりました。
すでに、ラベル用紙の姿になっています。
一番上の左端にカーソルがあることを確認します。
宛先の選択
宛先を選択します。
ここで、さきほどのエクセルファイルを使います。
「既存のリストを使用」を選択します。
すると、このような画面になります。
ここから、自分のパソコンの中にある、住所録が含まれたエクセルファイルを探します。
もし、それが、デスクトップに置いているのであれば、左側のサイドからデスクトップをダブルクリックします。
このケースでは、デスクトップにエクセルファイルを置いていたので、現れました。
「宛名印刷練習用表計算住所録」というファイルです。
シングルクリックして選択したら、下部の「開く」ボタンを押します。
テーブルの選択をします。
上記は１シートしか作っていないエクセルファイルの場合です。
すると、さきほどのラベル印刷の画面に戻ります。
左上のはじめのラベルはカーソルがあるだけですが、次のからのそれぞれのラベルに《Next Record》という文字が現れています。
差し込みフィールドの挿入
差し込み文書から「差し込みフィールドの挿入」を選びます。
選択すべき列の項目が現れますが、これは、エクセルファイルの列として設定した名称がそのまま現れます。
もしあなたが「氏名」を「名前」として設定していたら、名前として表示されます。
この記事では氏名として進めていきます。
ここでは、住所ラベルらしくなるように、郵便番号から先に選びます。
住所ラベルらしくなるように都道府県、住所と選んで行きます。
このときは、まだ改行について意識しなくてよいです。
住所ラベルのすべての項目を選んだところです。
いったん、これらを選択します。
選択した上で、フォントサイズを指定します。
ここでは９ポイントを選択しました。
さて、住所ラベルらしくなるように、改行を入れていきます。
ワードを普通に扱うように改行できます。
ただし、《》でかこまれたところが項目ですので、《》と《》の境で改行するように気をつけます。
改行が終わったところ。
最後に《氏名》に「様」を付けます。これはとても大事です。
複数ラベルに反映
「複数ラベルに反映」を選びます。
見えているラベルすべてに住所等の項目が表示されました。
完了と差し込み
「完了と差し込み」を選択します。
「個々のドキュメントの編集」を選びます。
「すべて」を選びます。
すると、こんなふうにエクセルを元にした住所宛名ラベルが生成されます。
全体はこんな感じ。
個別に見ていきます。
よく見るととても長い宛名があります。
こういう場合は、個別にフォントサイズを小さくします。
これは、最後に印刷画面です。
ワードに慣れている方ならお馴染みの画面です。
なお、このファイルはワードのファイルとして保存しておけば再利用できます。
のちのち、修正がある場合は、少しの修正ならば、このファイルを直します。
全体的に行間を詰めたい
行間のオプションを選びます。
インデントと行間隔から「間隔」の「行間」を「固定値」として、間隔を指定します。
このケースでは間隔を11ポイントとしました。
これで完成です。
これで、「エクセルの住所録からワードの差し込み印刷機能を使って、住所宛名ラベルを作る方法」の解説は終了です。
ここまで読んでいただいてありがとうございました。
読んでいただいた皆さんのお役に立てることができたら、たいへん光栄です。
以上
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